Introducción: sanciones caras por pequeños descuidos
Una visita del Ministerio de Trabajo puede llegar sin previo aviso y dejar en evidencia vacíos que parecían menores: reglamento interno sin aprobar, políticas de convivencia desactualizadas, SG-SST sin evidencias, comités no conformados. El resultado suele ser el mismo: requerimientos, pliegos y multas que golpean caja y reputación. En mi práctica, preparar a los equipos antes de la visita y responder con método después reduce drásticamente los riesgos.
1) ¿En qué consisten las visitas de inspección, vigilancia y control?
Las visitas buscan verificar el cumplimiento integral de la normativa laboral. El inspector puede:
- Identificarse y explicar objeto de la diligencia.
- Solicitar documentos y evidencias (en físico o digital) y hacer entrevistas.
- Levantar acta con hallazgos, requerimientos y plazos.
Puntos clave:
- No puedes negarte a la visita. Debe atenderla personal autorizado y con tono colaborativo.
- El alcance puede ser general (cumplimiento global) o temático (p. ej., RIT, acoso, jornada, SG-SST).
- El proceso puede continuar con requerimientos escritos, pliego de cargos y resolución (con recursos).
En mis acompañamientos preparo manuales de atención a inspecciones y entreno a recepcionistas, talento humano y líderes para que sepan quién atiende, qué entrega y cómo lo documenta.
2) Checklist documental: lo que suelen pedir (y debes tener listo)
Reglamento Interno de Trabajo (RIT)
- Aprobado y vigente; con firmas/acta de adopción y evidencia de socialización al personal.
- Anexos: régimen disciplinario, horarios, descansos, escalas de faltas y sanciones.
Políticas internas clave
- Convivencia y prevención del acoso laboral (comité, actas, capacitaciones).
- Protección de datos personales aplicable a la relación laboral.
- Confidencialidad y no competencia (cuando aplique).
- Teletrabajo/Trabajo remoto: acuerdos escritos, dotación y riesgos.
- Uso de canales de denuncia y protocolo de investigaciones internas.
SG-SST
- Matriz de peligros, plan anual, inducción/capacitaciones, COPASST conformado, inspecciones, reportes de incidentes.
- Evaluaciones médicas ocupacionales y entregas de EPP.
Vinculación y nómina
- Contratos y adendas, afiliaciones a seguridad social, planillas, pagos y desprendibles.
- Manual de funciones y registros de entrega (dotación, equipos, políticas).
Gobierno y evidencias
- Organigramas/roles, poderes, bitácora de documentos solicitados y entregados durante la visita.
Cuando detecto que faltan RIT o políticas, priorizo una adopción express con validez jurídica y una socialización documentada antes de que venza el plazo del requerimiento.
3) ¿Qué pasa si no tienes RIT o políticas claras?
Riesgos inmediatos
- Multas que la autoridad gradúa por tamaño de empresa, gravedad, daño, reincidencia u obstrucción.
- Órdenes de corrección (adoptar RIT/políticas, conformar comités, capacitar).
- En casos severos, suspensión de actividades o cierres temporales.
Efectos colaterales
- Sanciones internas impugnables si el régimen disciplinario no está en el RIT o no fue socializado.
- Mayores probabilidades de que prosperen quejas por acoso, despidos injustificados o estabilidad reforzada.
Cómo se gradúa la sanción (en la práctica)
- Naturaleza y magnitud del incumplimiento.
- Tamaño de la empresa y capacidad de respuesta.
- Conducta del empleador: colaboración vs. obstrucción.
- Reincidencia y medidas de remediación demostrables.
En descargos, suelo presentar medidas correctivas verificables (adopción de RIT, capacitación hecha, comités en regla) para buscar reducciones o incluso archivo.
4) Manual de atención a la visita: roles, vocero y actas
Antes
- Define vocero único (RR. HH. o asesor), suplente y cadena de escalamiento.
- Ten un data room con todos los documentos críticos y sus evidencias.
- Entrena a recepcionistas y jefaturas: cómo recibir al inspector y a quién llamar.
Durante
- Verifica identificación, objeto y alcance de la visita.
- Solicita que toda petición quede en acta; lleva tu propia bitácora de lo entregado.
- Si un documento no está listo, compromete plazo razonable y registra el compromiso.
Después
- Reúne al equipo y levanta plan de acción con responsables y fechas.
- Prepara respuestas a requerimientos y el paquete probatorio (RIT/políticas, actas, soportes de socialización).
- Evalúa necesidad de medidas correctivas y comunicación interna.
Acompaño estas fases con actas modelo y una lista de “no hacer”: improvisar respuestas, entregar documentos incompletos o discutir sin necesidad.
5) Camino sancionatorio y defensa: del requerimiento al recurso
- Requerimiento: subsanar y demostrar corrección.
- Pliego de cargos: presentar descargos argumentados y pruebas.
- Resolución: si hay sanción, interponer recursos (reposición y, si procede, apelación).
- Cumplimiento: ejecutar órdenes dentro de plazo y documentar todo.
Buenas prácticas:
- Orden probatorio: políticas/actas/constancias de socialización primero; luego evidencias de aplicación.
- Tono técnico y colaborativo: reduce percepciones de riesgo.
- Alinear defensa con frentes laboral, disciplinario y de seguridad y salud para evitar contradicciones.
En procedimientos complejos, además de defender, diseño e implemento las medidas correctivas para que el expediente muestre una curva de cumplimiento creíble.
6) Preguntas frecuentes
¿Pueden llegar sin previo aviso? Sí. Por eso conviene tener un manual de inspecciones y roles definidos.
¿Qué documentos miran primero? RIT, políticas de convivencia/acoso, SG-SST, comités, contratos y seguridad social.
¿Si no tengo RIT me van a multar? Es un incumplimiento típico. Presentar adopción y socialización rápida ayuda a mitigar.
¿Cómo reduzco una multa? Con descargos sólidos y pruebas de corrección efectiva (no promesas).
¿Qué hago si el acta tiene errores? Pide correcciones o deja observaciones por escrito en el mismo acto.
7) Cómo te acompañamos (experiencia aplicada)
- Estructuramos y actualizamos RIT, políticas internas, protocolos disciplinarios y manuales de convivencia con validez jurídica.
- Preparamos y acompañamos visitas del Ministerio: diagnóstico, medidas correctivas y defensa ante actuaciones administrativas o judiciales.
- Gestionamos procesos disciplinarios y despidos con criterios de proporcionalidad y legalidad.
- Diseñamos programas de prevención de contingencias (acoso, estabilidad reforzada) con enfoque humano y estratégico.
Nuestro propósito es proteger tu patrimonio y clima organizacional: cumplimiento real, relaciones laborales sanas y evidencia lista para cuando el Estado toque la puerta.
Conclusión y llamado a la acción
Tener el RIT aprobado y políticas claras no es papeleo: es tu mejor defensa ante una inspección. Si ya te anunciaron visita —o quieres blindarte— agendemos una revisión express y dejemos listo tu manual de inspecciones, checklist documental y plan de respuesta. Mejor prevenir que pagar una sanción evitable.
